วิธีการ “บริหารจัดการเวลา” ของ CEO ระดับโลก

เรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากันทุกคนจริงไหม

คนที่คิดว่าเวลามันน้อยไป ก็จะเอาแต่บ่นแล้วก็ปล่อยให้มันเป็นไปแบบนั้น แต่เราในฐานะเจ้าของชีวิต เราจะเอาแต่บ่นอย่างเดียวไม่ได้เด็ดขาด

ถ้าอยากประสบความสำเร็จ มีความสุขมากขึ้น ลองเรียนรู้วิธีการในการ “บริหารเวลา” จาก CEO ที่มีภารกิจวุ่นวายมากกว่าเราเป็น 100 เท่าดู

#โฟกัสน้อยๆ

Kevin O’Connor, CEO ของ FindTheBest.com ได้ให้คำแนะนำเอาไว้ว่า “ให้ลืมภาพรวมไปซะบ้าง และหันมาโฟกัสกับภารกิจที่สำคัญเพียง 3 – 5 เรื่องต่อวันก็พอ

“คนส่วนใหญ่พยายามโฟกัส 100 เรื่อง ที่พวกเขาคิดว่าควรทำ ซึ่งมันมากเกินไป และผลลัพธ์ก็คือพวกเขาไม่สามารถทำอะไรที่สำคัญให้สำเร็จได้เลย… ผมจะไม่ปล่อยให้สิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็น ซึ่งไม่ส่งผลต่อความสำเร็จของผมและบริษัทของผม มารบกวนผม”

งานวิจัยทางสมองก็ยังระบุด้วยว่า การโฟกัสที่งานใดงานหนึ่ง แทนที่จะทำหลาย ๆ อย่างไปพร้อม ๆ กัน สมองของคุณจะทำงานได้เต็มที่มากกว่า

#จำกัดช่วงเวลาของการประชุม

ไม่มีกิจกรรมใด ที่จะทำให้คุณเสียเวลาไปได้มากกว่าการเข้าประชุมอีกแล้ว Carlos Ghose, CEO ของ Nissan ได้แบ่งปันว่า

ให้กำหนดระยะเวลาและจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่คุณรับมือได้ กำหนดหัวข้อที่ชัดเจน และทำตามนั้น

เขายกตัวอย่างมา “การประชุมนี้จะใช้เวลา 90 นาที โดย 50% จะเป็นช่วงของการนำเสนอ และ 50% หลังมีไว้เพื่อการพูดคุยแลกเปลี่ยนกัน”

#ตื่นเช้าขึ้น

Richard Branson ผู้นำของ Virgin ได้ให้สัมภาษณ์กับ Business Insider ว่า..

เขาจะตื่นเวลา 5.45 เสมอ เขาจะทานอาหารเช้า ออกกำลังกายเป็นประจำทุกวัน

CEO หลายต่อหลายคนก็ตื่นเช้า ไม่ว่าจะเป็น Indra Nooyi ของ Pepsi และ Jeff Immelt ของ General Electric

และมันก็ยังสำคัญที่คุณจะต้องมีช่วงเวลานอนหลับอย่าเพียงพอ และมีคุณภาพด้วยนะ ไม่ใช่เข้านอนตอนตี 5 แล้วตื่นตอนตี 5.45!!

#หยุดทุก90นาที

Tony Schwartz, ประธานของ Energy Project แนะนำให้ “หยุดและไปพัก” ทุก ๆ 90 นาที เพื่อที่จะทำให้คุณสามารถสร้างงานที่มีประสิทธิภาพได้มากขึ้น

“เคล็ดลับที่จะทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน ในทางปฏิบัติ นั่นคือการทำงานที่เข้มข้นด้วยความตั้งใจสูงสุดในช่วงเช้า และไม่ควรเกิน 90 นาทีต่อครั้ง แล้วจึงหยุดพัก”

แทนที่จะกินกาแฟให้คาเฟอีนเข้าไปทำให้ร่างกายทำงานต่อได้ ให้ปิดจอคอมพิวเตอร์ ยืดเส้นยืดสาย และเดินออกไปสูดอากาศเพื่อพักสักครู่สิ

#ติดป้ายห้ามรบกวน

มันไม่มีอะไรน่าหงุดหงิดไปกว่าการถูกรบกวนโดยเพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้าที่ หรือเพื่อนที่ส่งข้อความมา ในขณะที่เรากำลังอยู่ในสภาวะไหลลื่น (Flow) กับงานสำคัญของเราหรอกจริงไหม

Andrew Marsh, CEO ของ Fifth Column Games ได้สร้างระบบขึ้นมาชื่อว่า “Cone of silence” เพื่อให้คนของเขาจะได้ทำงานได้อย่างไหลลื่นโดยไม่ถูกขัดจังหวะ

พนักงานทุกคนจะวางสัญลักษณ์ที่สังเกตุเห็นได้ง่ายเอาไว้บนโต๊ะทำงาน เพื่อเป็นสัญญาณให้ทุกคนรู้ว่า ห้ามรบกวนเด็ดขาด นอกจากมีเรื่องคอขาดบาดตายจริง ๆ

เมื่อคุณต้องทำ Project ใหญ่ หรืองานสำคัญ ๆ ของใช้ระบบนี้ และบอกคนรอบ ๆ ตัวคุณให้รู้ดูนะครับ

#จัดการพลังงานของคุณเพราะมันไม่ใช่แค่เรื่องเวลา

Kathryn Minshew, CEO and co-founder of The Muse จะเลือกทำงานในช่วงเวลาที่เธอเรียกว่า “Peak hours”

Peak Hours คือ ช่วงเวลาทองคำ ช่วงเวลาที่พลังงานของเธอพุ่งขึ้นสูงที่สุด

ไอเดียคือ คุณจะต้องสำรวจว่า “ช่วงเวลาไหน และภายใต้เงื่อนไขใด ที่คุณจะสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากที่สุด” แล้วใช้ช่วงเวลานั้นเพื่อโฟกัสกับการทำงานสำคัญของคุณ

ถ้ามันคือตอนเช้า ให้ทำสิ่งที่สำคัญก่อนในตอนเช้านั้นเลย ถ้าช่วง peak ของคุณคือตอนบ่าย ก็ให้โฟกัสทำสิ่งสำคัญในช่วงบ่าย

#มอบหมาย มอบหมาย และมอบหมาย

วิธีการที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้คุณสับสนจนไม่ได้ทำอะไร ก็คือให้พยายามทำทุกอย่างด้วยตัวคนเดียว

การมอบหมายงาน คือวิธีการบริหารจัดการเวลาที่ดีมากวิธีหนึ่ง

การส่งต่อโปรเจคไปให้กับคนในทีมของคุณ หรือจ้าง Freelance มาทำ เพื่อให้คุณได้โฟกัสกับโปรเจคงานที่คุณสามารถทำมันได้อย่างดีเยี่ยมเท่านั้น

Daniel Tan Kh, เจ้าของธุรกิจ ได้ทำสิ่งที่ก้าวไกลกว่านั้น นั่นก็คือ เขาไม่ได้เพียงมอบหมายงานให้ผู้อื่นเท่านั้น แต่เขาเลือกที่จะหาคนที่ไว้ใจได้ มาสร้างเจ้าของงานนั้นและรับผิดชอบในการทำมันให้เสร็จสิ้นแทน

(ผมนึกถึง Richard Branson ซึ่งเป็นนักธุรกิจระดับโลกอีกคน ที่ใช้วิธีนี้)

#ระบุเป้าหมาย

Andrew Lansing, CEO ของ Levy Restaurants บอกว่า

“ผมพบว่ามันมีอยู่ 3 ขั้นตอน ที่จะทำให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นที่ 1 คือ ทั้งทีมจะต้องสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าเป้าหมายของโปรเจคนี้คืออะไร และต้องมั่นใจว่าทุกคนโฟกัสอยู่ที่เป้าหมายนั้น

ขั้นที่ 2 เราจะพิจารณาว่าจุดสิ้นสุดของมันคือจุดไหน แม้ว่าเราจะยังไม่รู้ว่ามันคืออะไรก็ตาม

ขั้นที่ 3 เราจะระบุว่าความท้าทายที่อยู่บนเส้นทางไปสู่การบรรลุเป้าหมายคืออะไร และกำหนดให้พวกเราไม่ต้องไปสนใจต่อสิ่งที่ไม่ได้ช่วยเราในการก้าวข้ามความท้าทายนั้น ๆ

เช่น การประชุมที่ไม่จำเป็น เป็นต้น”

#สร้างอนาคตขึ้นมา

Brian Tracy, CEO ของ Brian Tracy International ได้แบ่งปันเทคนิคการบริหารเวลาเอาไว้ว่า

“ให้คุณวางแผนว่าวันพรุ่งนี้จะเป็นอย่างไร” ผมเรียกว่ามันคือการสร้างอนาคตของคุณ

Brain Tracy บอกว่า เมื่อคุณวางแผนเอาไว้ก่อนเข้านอน จิตใต้สำนึกของคุณจะทำงานเพื่อสรรหาสิ่งที่สนับสนุนแผนและเป้าหมายของคุณในช่วงที่คุณกำลังนอนหลับอยู่

และบ่อยครั้งที่คุณจะตื่นขึ้นมาในตอนเช้า พร้อมกับไอเดียดี ๆ ที่คุณสามารถนำมาใช้ในการทำงานของวันใหม่ได้

#ปฏิเสธ ปฏิเสธ และปฏิเสธ

Warren Buffett กล่าวว่า “ความแตกต่างระหว่างคนสำเร็จธรรมดา กับคนที่สำเร็จมาก ก็คือ คนที่สำเร็จมาก คือคนที่พูดว่า “ไม่” กับเกือบทุกเรื่อง”

Steve Job เองก็มีความเชื่อว่า “นวัตกรรม เกิดจากการปฏิเสธสิ่งต่าง ๆ นับพัน”

คุณไม่มีเวลาสำหรับทุก ๆ อย่าง คุณเพียงมีเวลาเพื่อที่จะทำสิ่งสำคัญบางอย่างที่คุณเกิดมาเพื่อมัน ดังนั้น ตัดสติให้ดี ๆ ปฏิเสธให้เป็น แม้โอกาสบางอย่างมันจะดูล่อตาล่อใจมากก็ตาม

#ใช้กฎ80/20

ผมพึ่งได้อ่านหนังสือ “สิ่งสำคัญของชีวิต” ที่คุณเอ๋ นิ้วกลม สัมภาษณ์ คุณมานิต อุดมคุณธรรม เจ้าของสวอนเลคเขาใหญ่

คุณมานิต พูดถึงการนำกฎ 80/20 มาใช้ในการบริหารจัดการเรื่องงานและชีวิต

80/20 เป็นกฎของ Pareto ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้ 2 แบบ คือ

1. ใช้เวลา 80% ของคุณเพื่อทำสิ่งที่สำคัญ เช่นการพัฒนาธุรกิจ การสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ให้สินค้า และใช้เวลา 20% กับการทำสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ

2. คือการโฟกัสไปที่งานที่สำคัญที่สุด 20% แบะมอบหมายงานอีก 80% ให้ผู้อื่น

หาให้เจอนะครับ ว่าสิ่งที่สำคัญต่อชีวิต ต่อการทำงานของคุณคืออะไร

#ใช้เวลาคิดบ้าง

Jeff Weiner, CEO ของ LinkedIn เชื่อว่า การได้มีเวลาเพื่อที่จะได้ขบคิดสิ่งต่าง ๆ เป็นเรื่องที่สำคัญมาก ๆ

เขากล่าวว่า “ส่วนหนึ่งของกุญแจสู่ความสำเร็จในการจัดการเวลา ก็คือการหยุดเพื่อจะคิด ไม่ใช่ตอบสนองไปในทันทีทันใด”

เช่นเดียวกัน Brian Halligan, CEO ของ HubSpot เองก็บอกว่า “ผมพยายามที่จะขบคิด และเพิ่มเวลาที่ผมจะสามารถอยู่กับความคิดมากขึ้น มากกว่าการใช้โทรศัพท์ หรือการประชุม”

มีพื้นที่ว่างให้คุณได้สามารถมีอิสระที่จะขบคิด หรือทบทวนเรื่องต่าง ๆ ในชีวิตบ้าง

การอยุ่เฉย ๆ กับความคิดตัวเอง ไม่ใช่เรื่องไร้สาระ

มันทำให้ผมนึกถึงคำคมกล่าวที่ว่า “ถ้าผมมีเวลา 8 ชั่วโมงในการตัดต้นไม้ ผมจะใช้เวลา 6 ชั่วโมงในการลับขวานให้คม” ซึ่งบางคนบอกว่า Abraham Lincoln ได้กล่าวเอาไว้…?

จะเป็นใครกล่าวเอาไว้ก็ช่าง แต่มันก็สะท้อนให้เห็นว่า “การใช้เวลาเพื่อขบคิดและวางแผน” ก็สำคัญไม่แพ้การออกไปลงมือทำเลย

เพราะการลงมือทำที่ขาดความรอบคอบ จะทำลายเวลาที่มีค่า ที่เราควรจะได้เอาไปใช้กับคนที่เรารัก และทำสิ่งที่ทำให้เรามีความสุขอย่างแท้จริง

วิธีไหนที่ใช่ที่สุด?

เอาละครับ ตอนนี้คุณก็ได้รู้เคล็ดลับในการบริหารเวลาของ CEO ระดับโลกกันไปแล้ว เลือกวิธีการที่เหมาะสมและสามารถเริ่มต้นทำได้ทันที แล้วนำไปปรับใช้กันนะครับ

จะได้มีเวลาไปใช้ชีวิตอย่างมีความสุขได้มากยิ่งขึ้น

ถ้าคุณอ่านแล้วชอบวิธีการไหนเป็นพิเศษ และมีไอเดียว่าจะนำไปปรับใช้อย่างไร หรือคุณมีเคล็ดลับอื่น ๆ ในการบริหารจัดการเวลาที่อยากจะแบ่งปัน ลองพิมพ์มาเล่าสู่กันฟังในกล่องแสดงความคิดเห็นด้านล่างนี้ได้นะครับ

 

สุดท้ายนี้ ผมจะ Update บทความใหม่ ๆ ที่จะช่วยให้คุณใช้ศักยภาพได้อย่างเต็มที่ มีความสุข ได้ใช้ชีวิตอย่างมีคุณค่าและมีความหมายได้มากขึ้นเสมอ

หากคุณไม่ต้องการพลาดบทความใหม่ ๆ จากผม กดปุ่ม Messenger ด้านล่าง แล้วคลิ๊กคำว่า “Get Start” เพื่อที่ผมจะสามารถส่งบทความอัพเดทไปให้คุณแบบส่วนตัวได้ง่าย ๆ นะครับ

“สนุกกับทุกจังหวะ สุขโดยไร้เงื่อนไข สงบในทุกสถานการณ์

ตื่นจากการหลับไหล ฟังเสียงหัวใจให้ชัดเจน ทำชีวิตให้มีคุณค่าและมีความหมาย!”

กิตติ ไตรรัตน์ #Peacilitator

#เรียบง่ายแต่ลึกซึ้ง

Content Reference:
https://www.themuse.com/advice/6-productivity-tricks-you-can-learn-from-ceos
https://hiverhq.com/blog/productivity-tips-from-successful-ceos/
https://www.fastcompany.com/40588089/5-ceos-share-their-best-productivity-tips
https://www.lifehack.org/326408/time-money-10-time-management-tips-from-highly-successful-people
https://www.plecto.com/blog/sales-performance/12-time-management-tips-from-successful-ceos/
https://quoteinvestigator.com/2014/03/29/sharp-axe/

Credit Picture:
Photo by rawpixel on Unsplash 
Photo by Djim Loic on Unsplash
Photo by Simon Schmitt on Unsplash